Últimos dias de 2022, e com ele aquele clima fantástico de renovação e esperança, não é mesmo? É nesse período também que costumamos fazer as famosas “promessas” para o ano seguinte, no intuito de ser melhor do que o ano interior. Esse hábito que cultivamos em nossas vidas pessoais pode ser a resposta para dar um rumo diferente a gestão do seu consultório em 2023, e nós vamos te mostrar como. Leia até o final!
Estamos falando da Técnica SMART
A Técnica SMART segue a lógica do que a tradução livre da palavra quer dizer – a ideia é ser uma forma inteligente de traçar um planejamento para o consultório, simplificando a definição das metas. Ela pode ser aplicada em diversos setores, em uma área específica como setor de compras, atendimento ao paciente, ou em todas as áreas, simultaneamente.
O importante é deixar claro que o planejamento, seja em qual método for, é de extrema relevância para garantir um crescimento contínuo e saudável da sua clínica, e a técnica SMART é a melhor forma de fazer isso de modo consistente.
Mas o que SMART quer dizer?
Em resumo, o método SMART é uma sigla, formada pelas palavras Específico (S), Mensurável (M), Atingível (A), Relevante (R) e Temporal (T), em inglês. Trata-se, portanto, de uma “receita” para não errar na hora de fazer o planejamento das suas metas. Cada uma dessas letras agregam um conjunto de critérios capazes de te fazer revolucionar os seus negócios em 2023.
Certo, mas como isso de fato funciona?
Na prática, essas siglas são atreladas a perguntas que respondemos para traçar as metas de forma mais precisa. Segundo essa metodologia criada por Georg T. Doran e consolidada por Peter Druck, as metas precisam ser:
• ESPECÍFICAS: Metas gerais de mais não funcionam! É preciso saber quem, quando, onde e porquê. Vamos supor que seu consultório está perdendo pacientes, pois sempre desmarcam as consultas na última hora. Para resolver a questão, a meta não pode ser simplesmente “perder menos pacientes”.
Nessa premissa temos a ideia, mas não tem nada que indique como, quando e por quem deve ser feito. Utilizando a metodologia SMART, a meta deveria ser “Confirmar os agendamentos 1 dia antes da consulta, e reter/remarcar ao menos 5 pacientes por semana”. Desse modo, você tem o que deve ser feito, quem deve fazer (a pessoa responsável pelos agendamentos), a quantidade mínima de pacientes que devem ser retidos e o período em que isso deve ser feito.
• MENSURÁVEL: Não adianta tomar uma série de ações no qual você não possa medir se está trazendo resultado ou não. Para saber se a sua meta foi mesmo eficiente, [e importante ter um parâmetro que te possibilite comparar como a situação estava antes e depois de estabelecer a meta, até mesmo para que sejam feitos ajustes, caso necessário. Utilize, portanto, uma ferramenta que meça essa evolução. No exemplo que demos, poderíamos utilizar uma planilha simples, para quantificar quantos pacientes remarcaram, e quantos apenas faltaram, validando assim o método proposto.
• ATINGÍVEL: Metas precisam ser alcançáveis, se não de nada servem. Não adianta colocar uma meta de faturamento de 100 milhões no mês se você sabe que na média esse é o seu faturamento do ano, concorda? Ser realista evita a frustração do fracasso da meta, e consequentemente o abandono dela, por isso, seja cauteloso! É importante nesse tópico ser paciente, e ajustar gradualmente conforme a meta for batida. Se antes a meta era reter 5 pacientes, e ela foi bem-sucedida, no mês seguinte a meta pode ser passada para 10 ou 15, gradativamente. É de extrema importância que a meta seja compatível com a realidade da clínica pra que, de fato, você consiga celebrar essa conquista.
• RELEVANTE: Quanto mais importante a meta for, maior será a prioridade de execução, e é justamente esse o conceito que a relevância traz dentro da SMART. É preciso definir o que é urgente, e para isso é preciso ter uma visão atualizada dos resultados do consultório. Saber como está o faturamento, o desempenho da equipe, a retenção de pacientes é o que norteará o senso de prioridade – No exemplo que estamos utilizando, reter pacientes é relevante, pois atinge diretamente o faturamento.
• TEMPORAL: Defina um período. Isso vai te ajudar na mensuração, e a ver o quanto de retorno essa meta realmente está trazendo. Sempre que for colocar uma meta defina: ela é uma meta diária? Semanal, mensal, bimestral? O ideal é que o período seja menor, como semana/mês, porque permite que você faça pequenos ajustes durante o trajeto antes que as falhas se tornem um problema.
O mais interessante da Técnica SMART é que ela pode ser aplicada tanto na gestão da sua clínica como na vida pessoal. Através desse método, você eleva seu nível de organização e foco, que são ingredientes fundamentais da receita do sucesso!
Sendo assim, desejamos a você um excelente 2023, com muita paz, alegria e muitas realizações. Conte com a nossa equipe nesse ano que se inicia e vamos juntos fazer acontecer. Um forte abraço e até a próxima!
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